Veranstaltungsmanagement für einen Logistikkonzern

Worum ging es?

Die Scitotec GmbH aus Erfurt steht für individuelle Softwarelösungen und entwickelt diese für Konzerne und Mittelstand. Einer ihrer Kunden, ein internationaler Logistikkonzern, plante für seine Mitarbeiter eine Veranstaltung im Stil eines BarCamps und benötigte bei der Organisation, Durchführung und Nachbetrachtung Unterstützung. Ziel unserer Auftraggeber war, dass sie sich selber umfassend in das BarCamp einbringen können und sich keinerlei Gedanken um Abläufe und andere Organisationsthemen machen müssen. Hier kam ich ins Spiel und suchte für die rund 150 Teilnehmer in einer zentral gelegenen Messestadt einen Veranstaltungsort. Da bei einem BarCamp zwar das Thema, nicht jedoch die Agenda im Vorfeld bekannt ist und auch nicht absehbar war, wie viele Parallelsessions es geben wird, waren, neben dem zentralen Veranstaltungshauptraum, einige weitere, kleinere Räume notwendig.

Zur Info: Zu Beginn eines jeden Veranstaltungstages kann jeder BarCamp Teilnehmer ein oder mehrere Themen vorstellen und die übrigen Teilnehmer entscheiden via Handmeldung, ob das Thema für sie interessant ist. Wenn das Thema (bzw. die Session) auf Interesse stößt, kommt es an die s.g. Sessionwall, auf der es einem Raum und einer Uhrzeit (Timeslot) zugeordnet wird. Das nennt sich Sessionplanung.

Neben dem Veranstaltungsort organisierte ich Catering, Servicepersonal und Technik (z.B. Beamer, W-Lan-Zugänge) und koordinierte die Entwicklung der internen Anmeldewebseite sowie die Erstellung der Texte. Diese sollten Lust machen, am BarCamp teilzunehmen.

Die Veranstaltung begleitete ich nicht nur als Ansprechpartnerin, ich moderierte auch die Sessionplanung und einzelne Sessions. Bereits am ersten Tag zeigten sich Teilnehmer und Auftraggeber hinsichtlich Informationsgehalt, der Menge an Sessions und der Gesamtorganisation rundum zufrieden. Am Ende des zweiten Tages waren sich alle einig: Wir wünschen uns eine Fortsetzung!

Was sagt mein Kunde?

Julia N. Stollberg hat selbst schon zahlreichen BarCamps besucht und verfügt über umfangreiches Hintergrundwissen, das zur Organisation, Durchführung und Begleitung eines solchen Veranstaltungsformates notwendig ist. Sie hat ein feines Gespür für die Kundenvorstellungen und -wünsche und hat eine exzellente Veranstaltung ins Leben gerufen. Unser Auftraggeber ist so zufrieden, dass er direkt im Anschluss die nächsten BarCamps beauftragte. Das ist Bestandskundenpflege nach unserem Geschmack! Vielen Dank!

Steven Helmis (Geschäftsführer)